Úkoly a kalendář jsou věčnými a neustále diskutovanými souputníky nejen ve světě Microsoft. Způsob jejich využití se liší firma od firmy a člověk od člověka. Já tvrdím, že úkolů je třeba stejně jak soli a másla na chleba. Jak tedy využívat úkoly ve spojení s Office 365 na Macu, iPadu či iPhone?

To-Do na scéně

Dlouho jsme s jistotou nevěděli. Microsoft se starým tzv. Exchange úkolům po léta nevěnoval, ale naštěstí pro ně letos připravil důstojnou reinkarnaci. Zamávejme starým úkolům a přivítejme To-Do.

Implementace ještě není na 100 % dotažená (tím myslím aplikaci Outlook pro stolní počítače), ale jinak docela potěšila.

Na počítači jsem vždy spravoval úkoly v Outlooku a asi nadále budu, ale iOS zařízení, to je jiná výzva. Microsoft Outlook vyladil pro iOS a Android, ale na integraci úkolů nikdy nedošlo. Po mnoha testech a zklamáních jsem tedy začal využívat pro Exchange úkoly nativní Apple aplikaci Připomínky. Z mého pohledu žádná velká jízda, ale v zásadě to nejlepší, co jsem pro svůj způsob práce až doposud našel. Ale ano, znám GTD, prošel jsem si ZTD, četl Coveyho. Všechno jsem i vyzkoušel. Aplikace bych rozdělil na nepoužitelné, nemultiplatformní, nebo moc komplikované pro můj současný svět.

iOS To-Do

Asi rok stará aplikace, která prošla intenzivním vývojem je přesně to, co jsem hledal. Je rychlá, snadná na použití a díky iOS a webové podobě podobné jak vejce vejci dokonce multiplatformní.
Pod ikonkou:

Se skrývá přehledná a rozumně barevná aplikace s mnoha možnostmi:

Jak postupuji? Chvilku mi to trvalo, ale základem mého aktuálního workflow je několik složek na tematické úkoly (tohle se prostě v Outlooku dělalo a dělá jinak, pomocí kategorií). Příjemnou novinkou byl dek, kdy bylo možné složky s úkoly rozlišit emotikony (ty se dokonce synchronizují i do Outlooku), což mi výrazně zvýšilo přehlednost. V každé složce držím jednotlivé úkoly. Ani po mnoha pokusech jsem si na zásadní termínování nevšiml. Buď je vnímám jako připomínky typu „zavolej do servisu“ a pak si je plánuji hlavně na dobu, kdy sedím v autě a nebo si v kalendáři vyhradím čas od času blok, kdy se věnuji zpracováním úkolů z jednoho seznamu, kterých mám už mnoho let méně než deset.

Síla To-Do

Co se mi líbí na To-Do? Mechanismus, kterým můžete snadno rozdělit na drobnější části, kterým se zde říká kroky. Nechci vytvářet složité projekty, ale nechci mít mnoho víceméně stejnojmenných úkolů. Řešením je úkol rozdělit na menší kroky:

Nemusím mít desítky složek, je to tematické, strukturované a dá se to zpracovávat postupně. Obvykle si v sobotu odpoledne sednu a hodinu zpracovávám kroky takovéhoto úkolu. Je to rychlé, snadné a extrémně přehledné. Přehled o krocích je dokonce krásně vidět i na mateřském úkolu:

To-Do je moderní přehledná aplikace vhodná pro jednotlivce a malé týmy, dokonale zapadající do konceptu Office 365. Úkoly v ní můžete elegantně spravovat, třídit nebo sdílet. Spolupracuje jak s Outlookem tak i s robustním týmovým plánovačem Planner. Já jsem konečně spokojený. Už jen aby proběhla implementace přímo do Outlooku. Žít se bez ní dá díky skvělé webové podobě, ale pak to bude dokonalé. Nevím jak vy, ale já mám favorita jasného. Pokud vás aplikace zaujala, mnohem více se o ní můžete dozvědět v našem kurzu.

Jiří Matějka